Polityka Prywatności Globalny System Transportu

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Globalny System Transportu (dalej: „Spółka”, „my”, „nas”) w związku z działalnością w sektorze transportu i logistyki na terenie Rzeczypospolitej Polskiej.

1.2. Administratorem danych osobowych jest Globalny System Transportu z siedzibą w Polsce (dalej: „Administrator”). Dane kontaktowe Administratora w sprawach związanych z ochroną danych osobowych są udostępniane klientom i kontrahentom w ramach umów, korespondencji oraz na materiałach informacyjnych.

1.3. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz krajowymi przepisami z zakresu ochrony danych osobowych.

2. Zakres przetwarzanych danych osobowych

2.1. W związku z działalnością w obszarze transportu i logistyki możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON, numer dokumentu tożsamości (jeżeli jest niezbędny do realizacji usługi lub wymogów prawnych),
• dane kontaktowe: adres e‑mail, numer telefonu, adres korespondencyjny lub siedziby,
• dane związane z realizacją usług transportowych i logistycznych: dane nadawcy, odbiorcy, adresy załadunku i rozładunku, informacje o przesyłkach, numery listów przewozowych, informacje o zleceniach transportowych,
• dane kierowców i przedstawicieli kontrahentów: imię, nazwisko, numer telefonu, inne dane niezbędne do koordynacji i realizacji usług,
• dane rozliczeniowe i finansowe: numery rachunków bankowych, dane do wystawiania faktur, informacje o dokonanych płatnościach,
• dane pozyskiwane podczas korzystania z serwisu internetowego (jeżeli jest udostępniany): adres IP, dane dotyczące urządzenia i przeglądarki, pliki cookies oraz podobne technologie.

2.2. Podanie danych osobowych może być niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy, realizacji zlecenia transportowego, wystawienia dokumentów księgowych lub wywiązania się z obowiązków prawnych.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

3.1. Dane osobowe są przetwarzane w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

(a) Zawarcie i wykonanie umowy transportowej lub logistycznej

• cel: przygotowanie oferty, zawarcie umowy, realizacja przewozu, obsługa reklamacji, kontakt operacyjny,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy).

(b) Wywiązywanie się z obowiązków prawnych

• cel: prowadzenie dokumentacji księgowej i podatkowej, archiwizacja dokumentów, obowiązki wynikające z przepisów transportowych, celnych, podatkowych i rachunkowych,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze).

(c) Realizacja uzasadnionego interesu Administratora

• cel: dochodzenie lub obrona przed roszczeniami, zapewnienie bezpieczeństwa transportu, kontakt z klientami i kontrahentami, optymalizacja procesów logistycznych, wewnętrzne raportowanie i statystyka,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora).

(d) Marketing i komunikacja handlowa

• cel: przekazywanie informacji o usługach transportowych i logistycznych, ofertach, promocjach oraz wydarzeniach branżowych,
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda osoby, której dane dotyczą), a w przypadku klientów – także art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes polegający na marketingu bezpośrednim własnych usług), przy poszanowaniu przepisów dotyczących komunikacji elektronicznej.

4. Odbiorcy danych osobowych

4.1. W związku z realizacją powyższych celów dane osobowe mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców:

• podwykonawcom i partnerom logistycznym (np. przewoźnikom, operatorom magazynowym) – wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji zleceń transportowych i logistycznych,
• dostawcom usług IT, hostingu oraz systemów wspierających działalność (np. systemy do obsługi zleceń, fakturowania, komunikacji),
• biurom rachunkowym, doradcom podatkowym, prawnym oraz innym podmiotom świadczącym usługi na rzecz Administratora,
• operatorom płatności i bankom – w zakresie realizacji rozliczeń,
• podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa, takim jak organy administracji publicznej, organy ścigania czy sądy – wyłącznie w przypadkach określonych przepisami.

4.2. Odbiorcy danych są zobowiązani do zachowania poufności i przetwarzania danych wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji powierzonych im zadań.

5. Przekazywanie danych do państw trzecich

5.1. Co do zasady Administrator przetwarza dane osobowe na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).

5.2. Jeżeli z uwagi na charakter świadczonych usług (np. międzynarodowy transport poza EOG) konieczne stanie się przekazanie danych do państwa trzeciego, odbywać się ono będzie zgodnie z przepisami RODO, w szczególności:

• na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, lub
• z zastosowaniem standardowych klauzul umownych lub innych odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w RODO, przy zachowaniu obowiązku poinformowania osób, których dane dotyczą, o takim przekazaniu, jeżeli wymagają tego przepisy.

6. Okres przechowywania danych

6.1. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, w szczególności:

• przez okres obowiązywania umowy oraz do chwili jej pełnego rozliczenia,
• przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego (zazwyczaj co najmniej 5 lat od końca roku, w którym wystąpiło zdarzenie gospodarcze),
• przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z umów lub przepisów prawa,
• w przypadku przetwarzania na podstawie zgody – do czasu wycofania zgody lub ustania celu przetwarzania.

6.2. Po upływie odpowiednich okresów dane są usuwane lub podlegają anonimizacji w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

7.1. Osobom, których dane są przetwarzane przez Administratora, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do danych – uzyskania potwierdzenia, czy dane są przetwarzane oraz informacji o ich zakresie i celach,
• prawo do sprostowania danych – poprawienia lub uzupełnienia danych, które są nieprawidłowe lub niekompletne,
• prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach określonych w RODO, m.in. gdy dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane, lub gdy zgoda została cofnięta,
• prawo do ograniczenia przetwarzania – np. w razie zakwestionowania prawidłowości danych lub wniesienia sprzeciwu,
• prawo do przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie i przekazania ich innemu administratorowi (w zakresie wynikającym z RODO),
• prawo do sprzeciwu – wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec marketingu bezpośredniego,
• prawo do wycofania zgody – w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

7.2. W celu realizacji powyższych praw osoba, której dane dotyczą, może skontaktować się z Administratorem za pośrednictwem danych kontaktowych udostępnianych w ramach współpracy (np. adres e‑mail, adres korespondencyjny, formularze kontaktowe, jeżeli są udostępnione).

7.3. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Polsce, jeżeli uzna ona, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO lub inne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.

8. Pliki cookies i technologie podobne (jeżeli dotyczy)

8.1. Jeżeli Globalny System Transportu udostępnia serwis internetowy, może on korzystać z plików cookies oraz podobnych technologii w celach:

• zapewnienia prawidłowego działania serwisu,
• dostosowania treści do preferencji użytkownika,
• tworzenia statystyk i analiz sposobu korzystania z serwisu (w celu jego ulepszania).

8.2. Użytkownik serwisu może zarządzać ustawieniami cookies za pomocą przeglądarki internetowej, w tym je blokować lub usuwać. Ograniczenie stosowania plików cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności serwisu.

9. Środki bezpieczeństwa danych

9.1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, w szczególności zabezpieczenia systemów informatycznych, kontrolę dostępu, szkolenia pracowników oraz procedury minimalizacji zakresu danych.

9.2. Administrator wymaga od swoich podwykonawców i partnerów, aby stosowali analogiczne środki bezpieczeństwa zapewniające właściwy poziom ochrony danych.

10. Zmiany Polityki Prywatności

10.1. Niniejsza Polityka Prywatności może być okresowo aktualizowana w związku ze zmianami przepisów prawa, zmianami w procesach przetwarzania danych lub rozwojem usług transportowych i logistycznych Globalny System Transportu.

10.2. Zmieniona wersja Polityki Prywatności będzie stosowana od dnia jej opublikowania lub od innej daty wskazanej przez Administratora, z poszanowaniem praw osób, których dane dotyczą.

10.3. Zaleca się zapoznawanie z aktualną treścią Polityki Prywatności w szczególności przed przekazaniem danych osobowych lub skorzystaniem z nowych usług oferowanych przez Globalny System Transportu.